Par Soumaya Dziri - 27 septembre 2018
Les nouveaux outils de traitement de la comptabilité
Comme tous les autres domaines de l’entreprise, la comptabilité évolue et poursuit sa propre transformation numérique. De nouveaux outils de traitement de la comptabilité apparaissent régulièrement et le comptable moderne en phase avec son époque doit s’y initier, les connaître et idéalement les utiliser.
De nouveaux outils en comptabilité, pourquoi faire ?
Les fintechs (entreprises innovantes dans le domaine de la finance et de la comptabilité) ont établi les bases des nouveaux standards en matière de comptabilité. Ce sont des piliers solides, en parfaite adaptation avec les problématiques contemporaines. Deux maîtres mots : Instantanéité et Flexibilité.
3 objectifs sont au cœur des usages de la plupart des nouveaux outils digitaux, notamment en ce qui concerne le traitement de la comptabilité. Il s’agit de rester compétitif, de gagner du temps et d’optimiser les process. Les outils participent grandement à rendre les analyses plus efficaces, en permettant d’économiser du temps sur certains éléments récurrents ainsi qu’à la capitalisation des traitements. Ces outils apportent donc une réelle valeur ajoutée aux sociétés qui les utilisent et à leurs clients, grâce à des gains substantiels de fiabilité et de productivité.
La facture électronique enregistrée dans un logiciel comptable
La dématérialisation de la comptabilité et l’automatisation des tâches répétitives sont les plus importantes orientations de la transformation numérique dans ce domaine. C’est pourquoi la facture électronique est un nouvel outil qui répond efficacement aux nouveaux besoins des comptables.
Factur-X est la première implémentation de la norme européenne EN 16931 qui fut publiée le 16 octobre 2017. Cette très récente norme est franco-allemande concerne la facture électronique hybride en format PDF et XML. Elle permet un traitement automatisé de la facture, bien qu’il puisse rester manuel.
Concrètement, une facture à la norme Factur-X est simplement un fichier PDF semblable à une facture classique, tout en embarquant tout un fichier standardisé au format XML contenant les données structurées de la facture. Cela ouvre la voie à une lecture automatique et fiable de la facture directement par un logiciel de comptabilité. C’est une avancée considérable.
Ce standard comporte plusieurs niveaux de profils de données détaillés sur le site du FNFE afin de favoriser l’adoption généralisée de ce nouvel outil de traitement automatisé de la comptabilité. Certaines sociétés innovantes ont commencé à l’employer mais la majorité des entreprises n’ont pas encore franchi le pas.
La carte bancaire professionnelle connectée
« La carte bancaire a toujours été connectée, c’est ainsi qu’elle me permet de payer mes achats à distance » vous direz-vous peut-être. Or, c’est d’un tout nouveau type de carte bancaire qu’il est ici question : un outil comptable très novateur et efficace.
La carte bancaire « connectée » et « intelligente » est en train de s’imposer comme un véritable pilier de la comptabilité grâce à un système qui se compose d’une carte de paiement d’entreprise qui est connectée à tout un ensemble de fonctions, d’algorithmes, de traitements, et de logiciels.
Il s’agit donc d’une solution totalement automatisée qui permet d’assurer le processus de gestion des notes de frais et autres dépenses professionnelles en toute sécurité. Les utilisations concernent également le traitement des paiements, des approbations, l’ensemble des suivis ainsi que le contrôle de toutes les dépenses.
Parmi les nombreux usages de la carte bancaire connectée et intelligente, on peut notamment citer :
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Consolider différentes données et informations afin de présenter des tableaux de bords permettant un suivi efficace ;
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Générer automatiquement des notes de frais déjà pré-remplies ;
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Générer automatiquement le workflow d’approbation ainsi que celui de validation ;
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Récupérer instantanément de manière sécurisée les données relatives aux paiements ;
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Transférer des écritures directement dans le logiciel comptable ;
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Réinventer et dépoussiérer la comptabilité.
La reconnaissance optique de caractères (ROC)
L’un des outils digitaux les plus innovants et les plus utiles au traitement de la comptabilité est sans doute la reconnaissance optique de caractères (Optical Character Recognition ou ROC en anglais). Ce procédé technologique permet de convertir des images incluant des données textuelles directement en textes, afin de pouvoir exploiter ces données, les partager et les adapter.
Cet outil permet par exemple sur la base d’une photo d’un texte écrit à la main de l’intégrer directement dans un document digital, sous forme textuelle. Les utilisations de la reconnaissance optique des caractères sont regroupées sous 3 grands aspects :
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C’est la fin programmée des entrées manuelles de factures dans les logiciels de comptabilité ;
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C’est une solution efficace au traitement de données routinier limitant souvent les possibilités de fournir du conseil d’entreprise ;
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Cela permet d’en finir avec les difficultés à trouver des notules de réunion.
En résumé
Ces outils n’en sont encore qu’à leurs premières expérimentations mais donnent déjà d’excellents résultats. À l’heure où les chatbots et autres robots investissent l’entreprise, il est intéressant et rentable de confier également la gestion et le traitement de la comptabilité aux robots.
Leurs capacités permettent aux collaborateurs d’économiser beaucoup de temps tout en obtenant un travail irréprochable. C’est toute la comptabilité qui gagne en simplicité et en clarté. Il est donc important de rester connecté et de mener une veille permanente des nouveaux outils comptables capables de renouveler le domaine.
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