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Par Nicolas Piatkowski - Temps de lecture : 10 min

Comment j’ai gagné 5 jours par mois en externalisant ma Comptabilité

C’est très clair : La comptabilité fait peur à la quasi totalité des entrepreneurs. Trop compliqué, trop lourd, certains iront même jusqu’à dire que c’est inaccessible.

 

Pour ma part, je n’irais quand même pas jusque là.  

 

Bien qu’entrepreneur depuis plus de 5 ans, j’ai suivi le cursus expertise comptable dans ma tendre jeunesse (il y 12 ans). Forcément cela me donne un avantage sur le sujet !

 

Lorsque j’ai commencé à entreprendre, j’ai pu faire naturellement la comptabilité de ma propre entreprise. Mais, je me suis aperçu que j’étais dans le faux, j’ai depuis, radicalement changé la donne.

 

Je vous explique pourquoi dans cet article.

D’abord j’ai craqué.

 

Quand j’ai démarré ma première startup, j’ai joué au guerrier.

J’étais motivé comme personne et gonflé à bloc. Une ambition dingue et des rêves plein la tête.

 

Aucun sujet n’est passé sans que j’y mette mon grain de sel. Commerce, Marketing, Gestion, Formation….. et Comptabilité biensûr.

 

Au début, tout allait bien. Nous étions 2 à la tête de l’entreprise, nous travaillions comme des fous et les résultats ne tardaient pas à arriver.

 

On s’est développé, on a embauché, on a accéléré le tempo et je commençais déjà à voir mon temps se dissoudre sous les tâches.

 

La journée, je faisais le job d’un CEO d’une startup en démarrage. Je m’occupais de développer l’entreprise, d’animer des conférences, de développer de nouvelles formations, de recruter du personnel…  Et la nuit, je faisais de l’administratif pour ne pas empiéter sur mes journées.

 

J’ai calculé. Quasiment 5 jours par mois à le faire (ou plutôt 5 nuits !).

 

À l’heure où la majeure partie des gens dorment, je commençais ma journée à 4h du matin. Non pas pour méditer, apprendre ou faire du sport mais pour sortir des factures, tenir les comptes, déclarer la TVA, rechercher les documents comptables dans tous les sens et traiter du social.

 

Forcément je devenais moins bon car je fatiguais, mon énergie diminuait et ma créativité s’envolait au file de l’eau.

 

À ce moment, je prenais conscience peu à peu qu’il y avait des choses qui n’allaient pas. Ce n’était plus possible d’utiliser 2 à 3 heures de sommeil régulièrement pour faire de l’administratif. C’est contre productif dans le temps.

 

J’ai analysé mon rôle dans l’entreprise. En tant que CEO, je dois impérativement me concentrer uniquement sur les choses qui ont de la valeur. Surtout dans les premières années. Je vous le conseille aussi !

 

Et comme j’ai une devise : “S’il y a un problème, reste focus sur la solution pour avancer”, j’ai fais ma propre rétrospective.

Je me suis posé plein de questions

 

Pour répondre à ces questions, j’ai cherché seulement les réponses les plus évidentes.

 

  • Qu’est-ce que je gagne à faire la comptabilité moi-même ?

 

Pour être très clair, l’avantage suprême de faire sa comptabilité soi-même c’est d’avoir des chiffres en temps réel et être capable de prendre des décisions financières dans la minute suivante. C’est vraiment top !

 

  • Combien je gagne à faire moi-même la comptabilité ?

 

Pour la 2e question c’est moins glamour, j’économisais à cette époque : 450 € par mois de frais d’expertise comptable. C’était pas énorme !

 

  • Combien me coûte une journée où je fais autre chose que mon rôle de CEO ?

 

Au moins 10 fois plus en phase 1 de l’entreprise. J’ai rapidement fait le calcul et j’en ai déduit un sérieux problème dans l’équation.

 

Alors, je me suis posé 2 autres questions :

  1. Est-ce que je dois externaliser ma comptabilité ? Ma réponse a été O.U.I !  

  2. Comment vais-je faire pour avoir mes chiffres en tant réel et prendre des décisions financières dans la minute ? Et bien, je vais trouver quelqu’un qui va le faire à ma place.

 

J’ai trouvé un Expert-comptable en béton

 

Pour gagner du temps et donc de l’argent, je suis parti à la conquête d’un expert-comptable, je souhaitais regagner mes 5 jours de travail.

 

J’ai été hyper rigoureux sur le sujet en identifiant dès le 1er rendez-vous s’il pouvait répondre à mes besoins. Je l’avais trouvé ! Voici les critères que vous devez obligatoirement surveiller si vous êtes à la quête de votre expert-comptable :  

 

  • Votre expert-comptable doit être accessible

 

Si vous avez un problème sur la partie comptable, fiscale, social ou juridique, vous devez pouvoir obtenir des réponses rapidement pour pouvoir agir, vous rassurer et enlever toutes vos charges mentales sur ces sujets. C’est primordial !

 

  • Votre expert-comptable doit connaître votre industrie

 

Parler le même langage et être compris du premier coup facilitent les échanges et fait gagner un temps monstre. Votre temps est précieux.

 

  • Votre expert-comptable doit vous donner des conseils

 

En tant qu’entrepreneur vous devez être focus sur votre objectif pour réussir le projet que vous vous êtes fixé. Travailler avec des gens exceptionnels va naturellement vous aider à atteindre ce but.

 

L’expert-comptable fait parti des compagnons de route qui vont vous porter vers le succès.

Il doit être en mesure de vous apporter des conseils pour développer votre projet. Que ce soit des idées sur votre industrie, sur des possibilités d’optimisations fiscales, des analyses financières ou juridiques, votre expert doit être proactif pour vous apporter du contenu de qualité.

 

  • Votre expert-comptable doit être pédagogue

 

À l’instar du prof que vous avez encore en tête en lisant ces quelques phrases. Il était brillant, sympa, et tellement clair. Une phrase et c’était limpide dans votre tête.  

 

Votre Expert Comptable doit être ce prof. S’il vous donne des conseils que vous ne comprenez pas, autant vous dire que vous n’irez pas bien loin.

 

  • Vous devez avoir un coup de coeur

 

En externalisant votre comptabilité, vous dévoilez l’intimité financière de votre entreprise. Imaginez-vous montrer le contenu de votre compte bancaire à un inconnu. Pas si évident que ça au premier abord.

 

Alors l’aspect humain est primordial. Vous devez sentir une synergie, une confiance, une sécurité et  toutes les choses que vous affectionnez le plus chez les personnes avec qui vous travaillez.

 

  • Votre expert-comptable doit être digital

 

Vous devez être capable de lui envoyer vos pièces comptables directement sous format numérique. L’enveloppe avec toutes les factures et les tickets, oubliez ! Il faut être flexible et agile pour gagner du temps. Lui aussi.

 

Personnellement j’utilise Dropbox ou Google Drive.  

 

  • Votre expert-comptable doit être un gestionnaire hors pair

 

En tant qu’entrepreneur, vous devez être un très bon gestionnaire. Précis, capable d’analyser des comptes, trouver les faiblesses ou les forces financières de votre entreprise, calculer vos marges, connaître la structure de vos coûts... Cela va vous aider à performer et trouver la solution pour optimiser votre business et le rendre toujours plus performant.

 

Votre expert-comptable c’est la même chose. Même si cela peut paraître évident, certain experts-comptable se contentent uniquement de produire les comptes.

Évidemment c’est son job ! Mais il faut qu’il puisse vous apporter de la clarté sur vos chiffres.

 

C’est à mon sens hyper important d’avoir un effet miroir sur ses données financières.

 

J’ai gardé le contrôle de gestion

 

 

Il n’y a pas un jour ou je ne jette pas un coup d’oeil sur les chiffres de l’entreprise. Les chiffres “c’est la vie”. Dans votre entreprise ça ne trompe personne.

 

Si votre entreprise réussit, elle gagne. Si elle échoue, elle perd.

 

J’ai vu trop d’entrepreneurs se casser la figure à cause de problèmes de gestion. Pour ma part impossible. J’étudie financièrement chaque action stratégique de l’entreprise grâce à mon tableau de bord.

 

Et je me pose toujours cette question : “Qu’est-ce que ça rapporte ?” Et surtout pas “Combien ça coûte ?”. Être un véritable stratège financier vous mènera au succès.

 

J’ai trouvé une organisation infaillible

 

La productivité, c’est une base de l'entrepreneuriat. J’en suis devenu absolument fan après avoir découvert les multiples problèmes d’organisation que je pouvais avoir.  

 

Et je peux vous garantir qu’avec une organisation efficace, vous transformez des mois en des jours. J’ai eu la chance d’avoir le déclic et maintenant je cherche toujours à me surpasser pour en toujours faire plus en un minimum de temps.

 

Finalement c’est très facile. Vous pouvez mettre cela en place dès maintenant.

 

Posez-vous la question suivante : Quel est mon objectif dans l’entreprise ?

 

Faire 1.000.000 € de CA cette année ?

 

Dans ce cas, écartez tout ce qui vous détournera de votre objectif. Vous verrez, vous allez faire un ménage spectaculaire dans votre job.  

 

Pour la gestion de la comptabilité, j’ai cherché à répondre à cette question : Comment dois-je faire pour obtenir une situation comptable en temps réel ?

 

  • J’ai échangé avec mon cabinet pour trouver une collaboration fluide ;

  • J’ai bloqué des rendez-vous avec moi-même sur Google agenda pour gérer la partie administrative. Sauf cas de force majeure, ce créneau ne bouge pas. Je ne peux pas piloter une entreprise sans en connaître les chiffres ;

  • J’ai créé un fichier partagé sur Dropbox avec le cabinet pour qu’il puisse automatiquement récupérer toutes les pièces comptables ;

  • J’ai automatisé le transfert des factures dans ce fichier pour avoir le moins de manipulation à faire ;

  • Je surveille en amont qu’il ait bien tous les justificatifs en contrôlant le relevé bancaire pour éviter de perdre du temps avec des mails par la suite ;

  • Je n’échange qu’à distance avec le cabinet (tel, mail ou visio).


 

Des questions ?

 

Et vous qu’avez-vous choisi ? Faites-moi part dans les commentaires de toutes vos interrogations liées à la comptabilité.

J’y répondrai avec plaisir ! 🙂

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NICOLAS PIATKOWSKI

Entrepreneur et formateur, j'ai co-fondé Les Geeks des Chiffres pour aider tous les entrepreneurs à avoir une culture financière en béton. J'écris pour vous inspirer et vous motiver. Bonne lecture !

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