La dématérialisation des factures





Elle est déjà terminée, l’époque où il était indispensable de conserver chaque facture papier pendant toute sa vie (ou presque) ? Les entreprises ont depuis des décennies l’habitude de stocker des tonnes et des tonnes de factures.


Mais depuis quelques années, une révolution est en cours : la dématérialisation des factures. On appelle aussi ce processus la dématérialisation fiscale. Cela va vite, très vite et heureusement, la législation suit le mouvement.


Cette révolution impacte fortement les entreprises, mais pas uniquement.


Alors en quoi consiste-t-elle, cette dématérialisation des factures ? Quelles sont ses conséquences ?


Dématérialisation des factures : plongée au coeur de la transformation digitale de l’administratif


Du format papier au format numérique


La dématérialisation de factures est une transition toute simple : c’est le fait de convertir des documents (notamment des factures) de leur support physique et donc papier à un support numérique et électronique.


De la traditionnelle facture papier, nous sommes donc rapidement passés à la facture électronique ou facture dématérialisée.


Aujourd’hui, de nombreuses entreprises n’émettent plus de factures papier. Tout se fait au format numérique. Mais ça, vous le savez déjà certainement.


C’est pourquoi il est important ici de revenir sur les grandes raisons de ce changement, les atouts de la démarche et les contraintes administratives, comptables et fiscales qui réglementent la dématérialisation des factures.


Au programme :

  • un gain de temps : plus besoin d’envoyer une lettre par la poste à chaque facture

  • un gain d’argent : envoyer un document sur internet est gratuit et ne nécessite pas de timbre et moins de ressources humaines

  • un gain d’espace : stocker des milliers de factures se fait facilement en ligne… c’est plus compliqué au format papier et le risque de perte est largement amoindri (mais pas réduit à néant)


Les factures clients, les factures fournisseurs et tous les autres types de factures sont concernées. D’ailleurs, de nombreux autres documents administratifs sont également produits uniquement au format dématérialisé de nos jours.


La facture électronique


Une facture électronique est donc un document qui est émis via un logiciel de facturation en ligne comme il y en a des dizaines. Cette facture dématérialisée est donc envoyée en format électronique, c’est à dire en Word, en PDF ou autre.


Il reste possible de l’imprimer mais cela n’est plus la norme. C’est justement tout l’intérêt de la démarche que d’économiser du papier, du temps, de l’argent et de la place.


Concernant les normes propres aux factures électroniques, il faut savoir qu’elles sont nombreuses et qu’elles peuvent varier en fonction de chaque pays. La France en possède d’ailleurs de solides que nous allons voir ensemble ci-dessous.


On parle souvent des bienfaits du numérique pour la formation, l’entrepreneuriat, la comptabilité, l’économie, l’entreprise… eh bien la dématérialisation des factures est un progrès technologique très concret qui illustre parfaitement le potentiel de la transformation digitale qui modifie en profondeur notre société.


Les avantages des factures numérique face aux factures traditionnelles au format papier sont bien concrets et ont été mesurés par Billentis et Aberdeen Group au travers d’indicateurs moyens que voici :


  • Une réduction des coûts de l’ordre de 10,90 euros d’économie pour chaque facture émise par l’entreprise (cela inclut les économies au niveau des ressources humaines, du papier, etc.)

  • Une forte hausse de la rapidité d’émission et de process des factures avec une baisse de 46 % du temps nécessaire au cycle de traitement des factures (rien que ça)

  • Un gain d’efficacité substantiel qui se matérialise par une baisse de 12 % des cas de retards de paiement (qui peuvent représenter un vrai problème en entreprise)


La facture dématérialisée, ce n’est pas s’affranchir de la législation


La Loi encadre précisément la dématérialisation fiscale.


Certaines règles sont donc à connaître.


Les principales règles concernant les factures dématérialisées


Entrons dans le vif du sujet.


Prenons d’abord l’article 1313-1 du Code Civil datant du 14 mars 2000. Cet article fondateur précise que l’écrit sous format électronique (notamment une facture) peut très bien être admis comme preuve, exactement au même titre que le même document en format papier.


Mais pour cela, 2 conditions doivent être respectées.


Il faut d’abord que la personne qui émet le document numérique puisse être dûment identifiée à l’aide de ses coordonnées notamment, et que que la facture soit établie et conservée dans “des conditions de nature à en garantir l’intégrité”... c’est à dire en sécurité et en toute confidentialité.


Mais plus précisément encore, en ce qui concerne les factures clients et fournisseurs au format électronique, elles doivent :

  • posséder exactement les mêmes mentions obligatoires qu’une même facture au format papier

  • suivre un processus d’archivage spécifique


Ce processus d’archivage signifie que la facture dématérialisée doit être conservée pendant 6 ans selon l’article L 102 b du Livre de Procédures Fiscales. Mais ça, c’est seulement sur le plan fiscal.


Sur le plan comptable, c’est encore différent, puisque la Loi requiert un archivage durant une période de 10 ans selon l’article L. 123-22 du Code du Commerce.


Ce n’est pas donc pas parce que la facture n’existe pas sous une forme physique et tangible que vous pouvez la négliger ou pire… la perdre !


Ne prenez pas ces obligations à la légère.


Certes, la dématérialisation des factures permet de gagner du temps, de l’argent et de rendre l’administratif plus pratique…


Il n’empêche que si ces règles ne sont pas respectées, l’entreprise peut s’exposer à une sanction pénale dont la limite n’est pas des moindres : 75 000 € !


Ou alors, elle peut recevoir une amende fiscale dont le montant est de 15 € par mention manquante ou inexacte sur chaque facture émise...


Cette amende reste toutefois plafonnée à un quart de son montant.


La Loi Macron du 21/02/2015 sur les factures électroniques


Enfin, n’oublions pas la Loi Macron du 21/02/2015 « Objectif 2020 » entrée en application à partir du 1er janvier 2017. Cette autre loi portant sur la dématérialisation des factures aborde l’imposition de la facture au format électronique vers l’Etat.


Cela dépend de la taille de l’entreprise. Selon cette loi, la facture électronique ne doit pas être une simple facture numérique adressée au format Word ou PDF par e-mail… même si certaines entreprises fonctionnent de cette manière.


Non, la facture dématérialisée doit être une facture envoyée et reçue par l’intermédiaire d’une application numérique, c’est à dire de la source à la cible, avec une transmission cryptée et avec preuve de réception.


La raison de cette règle est simple, c’est de permettre un accès sécurisé à une version unique de la facture dématérialisée, mais ce n’est pas tout : cet accès doit aussi fédérer et tracer les applicatifs et les utilisateurs.


En suivant ce protocole se basant sur une source unique, chacun a la garantie que l’information présente sur la facture est fiable en tout point, n’a pas été altérée et que la confiance règne.



Pour résumer, la dématérialisation des factures n’a démarré que récemment mais a été fortement accélérée par les avancées technologiques et les modifications législatives. C’est un progrès, un gain de temps et d’argent… mais c’est aussi une conséquence directe de la transformation digitale de la société et des entreprises. Mais attention… ce n’est pas parce que l’on s'affranchit du format papier que l’on peut déroger à ses obligations fiscales et comptables !